お客様各位

ラスール金沢文庫

事務長 大内 正樹

急啓

時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

平素より当施設の運営に多大なご高配を賜り、改めてお礼申し上げます。

掲題事故につきまして、取り急ぎ皆様にご報告申し上げます。

(事故の概要)

今月、入居中の特定のお客様ご家族様宛に送付させて頂いた郵送物の挨拶文に、亡くなられた方に使用すべき文面を誤用する事故が発生いたしました。

8月16日に、当該お客様ご家族よりの指摘を頂戴し上記事故が判明。

謝罪と再発防止をお約束し、法人本部及び横浜市へ事故報告をいたしました。

(対策状況)

現在までの事故原因の調査で、誤送付の直接の原因は

①お客様の情報をデータベース上確認せず、誤情報で挨拶文を選択・作成した

②封入時のダブルチェック(2人チェック)が、事務職員2名共に、送付先と内容物宛名の確認にとどまっており、挨拶文の不適切に気付かなかった

2点と判明しております。

特定された原因に基づき、現在、

①お客様情報の確認の徹底

②封入時のチェック体制の強化

を2本の軸に、二度とかような事故でお客様が不快な思いをされぬよう、郵送物封入時のチェック体制を、施設をあげて、早急に見直しております。

万一、同様の誤送付等にお気づきになりました場合、お手数ですがお申し出いただけると幸いです。

今後このようなことが無いよう十分留意してまいります所存ですので何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。

草々